Centraliser la saisie de vos prévisions dans un cube SSAS via Excel et ses tableaux croisés dynamiques.

Si comme beaucoup de nos clients, vous êtes confrontés à la problématique de comment gérer la saisie des données prévisionnelles pour facilement les réintégrer dans votre décisionnel, cette note d’information devrait vous intéresser.

De manière générale, on constate que la plupart des sociétés qui ont mis en place des processus de collecte d’informations prévisionnelles le font par le biais de classeur Excel plus ou moins complexes, faute d’avoir investi dans une solution souvent onéreuse de prospective. Généralement, le contrôle de gestion produit des templates de tableau alimentés en partie avec les données d’historique, puis les transmets aux différents contributeur pour qu’ils puissent saisir leurs prévisions. Se pose alors le problème de la consolidation des données saisies (en assurant la traçabilité et le suivi des modifications).

Les questions récurrentes sur ce sujet sont :

  • Est-il possible de rester dans un environnement Excel avec lequel nos utilisateurs ont leurs habitudes
  • Les données et matrices de saisie peuvent-elles être sécurisée (tenir compte du périmètre de responsabilité de chacun des acteurs)
  • L’information peut-elle impacter directement les cellules calculées dans Excel (la modification d’un prix de vente va modifier le CA)

Pour ceux qui ont fait le choix de Microsoft SQL Server, le module Analysis Services couplé à Excel peut vous apporter une solution viable et efficace. En effet, SSAS dispose nativement (à condition de l’activer) de la possibilité de saisir de données numériques dans la structure du cube en utilisant les tableaux croisés dynamiques d’Excel, et cela sans développer de macro spécifique. Les données saisies agissent instantanément sur les autres cellules du tableau croisé, dont celles calculées, permettant ainsi de constater directement l’impact des prévisions sur des informations calculées. Il est même possible d’utiliser des mécanismes de saisie par le haut et d’actionner des règles de répartition proportionnelle ou linéaire pour renseigner automatiquement les niveaux plus détaillés qui y sont rattachés (ex : Je saisie 10 M€ de CA au niveau national que je répartie proportionnellement sur les cinq régions en fonction de leur poids).

Une fois mes données saisies, l’utilisateur peut s’il en a les droits, publier (fonctionnalité native dans Excel) ses prévisions dans le cube afin de les rendre accessibles à d’autre. L’action de publier envoie les données dans une table d’une base de données SQL Server (base relationnelle), composant des identifiants en relation avec les coordonnées de les cellules pour lesquelles les valeurs ont été modifiées, de la nouvelle valeur en mode delta (à l’origine la cellule affichait 100, je l’ai modifié en renseignant 90, la valeur stockée en base sera de -10), complétées d’informations de datation et d’identification permettant l’audit. Comme cette table a été définie comme source additionnelle au cube, le prochain retraitement du cube intégrera les modifications (le mécanisme peut être programmé par un flux SSIS).